Wytyczne IBA dotyczące reprezentacji stron w międzynarodowym arbitrażu

Kilka dni temu Międzynarodowe Stowarzyszenie Prawników przyjęło i opublikowało "Wytyczne IBA dotyczące reprezentacji stron w międzynarodowym arbitrażu" (Wytyczne). Wytyczne mają zastosowanie, jeśli strony na nie się zgodzą. Można jednak na nie spojrzeć nie tylko jako na wzór, który strony według swego uznania zdecydują się zastosować, lecz również jako na zbiór dobrych praktyk w arbitrażu. Reguły zawarte w Wytycznych można stosować również w arbitrażu krajowym. Większość z nich wydaje się oczywista. Jest też kilka reguł, które wcale oczywiste nie są.

„Ustąpienie” pełnomocnika

Do grupy reguł „nieoczywistych” zaliczyć można regułę zawartą w pkt. 5:

Once the Arbitral Tribunal has been constituted, a person should not accept representation of a Party in the arbitration when a relationship exists between the person and an Arbitrator that would create a conflict of interest, unless none of the Parties objects after proper disclosure.

Jest to ciekawe uregulowanie, gdyż wskazuje ono kiedy to pełnomocnik, a nie arbiter powinien ustąpić. Nie ma takich regulacji ani w Kodeksie postępowania cywilnego, ani w regulaminach sądów polubownych w Polsce.

Komunikacja ex parte

Ważne jest uregulowanie dotyczące jednostronnych (ex parte) komunikacji między arbitrami i przedstawicielami stron:

7. Unless agreed otherwise by the Parties, and subject to the exceptions below, a Party Representative should not engage in any Ex Parte Communications with an Arbitrator concerning the arbitration.

8. It is not improper for a Party Representative to have Ex Parte Communications in the following circumstances:

(a) A Party Representative may communicate with a prospective Party-Nominated Arbitrator to determine his or her expertise, experience, ability, availability, willingness and the existence of potential conflicts of interest.

(b) A Party Representative may communicate with a prospective or appointed Party-Nominated Arbitrator for the purpose of the selection of the Presiding Arbitrator.

(c) A Party Representative may, if the Parties are in agreement that such a communication is permissible, communicate with a prospective Presiding Arbitrator to determine his or her expertise, experience, ability, availability, willingness and the existence of potential conflicts of interest.

(d) While communications with a prospective Party-Nominated Arbitrator or Presiding Arbitrator may include a general description of the dispute, a Party Representative should not seek the views of the prospective Party-Nominated Arbitrator or Presiding Arbitrator on the substance of the dispute.

Kwestia kiedy i w jakiej sprawie pełnomocnicy mogą komunikować się z powołanymi przez siebie arbitrami budzi wątpliwości w praktyce. Szczególnie delikatna jest kwestia dyskusji pomiędzy reprezentantem strony i kandydatem na arbitra na temat meritum sprawy. Wytyczne takich dyskusji jasno zakazują.

Fałszywe oświadczenia

Uregulowano w Wytycznych kwestię składania fałszywych oświadczeń przez pełnomocników oraz kwestię ich zachowania się w sytuacji gdy odkryją, że strona lub świadkowie kłamią lub zamierzają kłamać.

9. A Party Representative should not make any knowingly false submission of fact to the Arbitral Tribunal.

10. In the event that a Party Representative learns that he or she previously made a false submission of fact to the Arbitral Tribunal, the Party Representative should, subject to countervailing considerations of confidentiality and privilege, promptly correct such submission.

11. A Party Representative should not submit Witness or Expert evidence that he or she knows to be false. If a Witness or Expert intends to present or presents evidence that a Party Representative knows or later discovers to be false, such Party Representative should promptly advise the Party whom he or she represents of the necessity of taking remedial measures and of the consequences of failing to do so. Depending upon the circumstances, and subject to countervailing considerations of confidentiality and privilege, the Party Representative should promptly take remedial measures, which may include one or more of the following:

(a) advise the Witness or Expert to testify truthfully;

(b) take reasonable steps to deter the Witness or Expert from submitting false evidence;

(c) urge the Witness or Expert to correct or withdraw the false evidence;

(d) correct or withdraw the false evidence;

(e) withdraw as Party Representative if the circumstances so warrant.

W Polsce, gdzie zarówno w sądach, jak i w arbitrażu wielu pełnomocników kłamie w żywe oczy, powyższy standard zapewne nie przyjmie się z dnia na dzień. Być może jednak lektura „Wytycznych” uświadomi tych prawników, którzy kłamstwo dla dobra klienta uważają za element dopuszczalnej taktyki procesowej, że ich rozumienie profesjonalizmu prawniczego rozmija się z rozumieniem tego pojęcia przyjętym wśród narodów cywilizowanych.

Przygotowanie świadków

Nie ma w Polsce jasnych reguł odnośnie tego, czy i w jakim zakresie pełnomocnik może przygotować świadka do składania zeznań. Wytyczne wyjaśniają tę kwestię.

20. A Party Representative may assist Witnesses in the preparation of Witness Statements and Experts in the preparation of Expert Reports.

24. A Party Representative may, consistent with the principle that the evidence given should reflect the Witness’s own account of relevant facts, events or circumstances, or the Expert’s own analysis or opinion, meet or interact with Witnesses and Experts in order to discuss and prepare their prospective testimony.
Przyjęto rozsądną zasadę, że przygotowanie świadków jest dopuszczalne, jednocześnie zakreślając granice takiego „coachingu”.

Sankcje

Wytyczne wskazują również przykładowo, jakie sankcje mogą wiązać się z ich naruszeniem:

26. If the Arbitral Tribunal, after giving the Parties notice and a reasonable opportunity to be heard, finds that a Party Representative has committed Misconduct, the Arbitral Tribunal, as appropriate, may:

(a) admonish the Party Representative;

(b) draw appropriate inferences in assessing the evidence relied upon, or the legal arguments advanced by, the Party Representative;

(c) consider the Party Representative’s Misconduct in apportioning the costs of the arbitration, indicating, if appropriate, how and in what amount the Party Representative’s Misconduct leads the Tribunal to a different apportionment of costs;

(d) take any other appropriate measure in order to preserve the fairness and integrity of the proceedings.

Wśród tych sankcji najbardziej dotkliwa jest sankcja związana z zasądzeniem kosztów. Stosowanie tej sankcji nie jest jeszcze rozpowszechnione w Polsce, ale mam nadzieję, że Wytyczne w jej rozpowszechnieniu pomogą.

Podsumowanie

Polska jest krajem,  który nie cierpi na nadmiar standardów w dziedzinie rozwiązywania sporów biznesowych. Mam nadzieję, że „Wytyczne IBA dotyczące reprezentacji stron w międzynarodowym arbitrażu” podobnie jak uchwalone w 2004 r. „Wytyczne IBA dotyczące konfliktów w międzynarodowym arbitrażu” staną się punktem odniesienia dla praktyków krajowego arbitrażu.